Yalın bilişim

Bilişim sektöründeki gelişmeler ve etkisi hala süren son küresel ekonomik kriz, yalın düşüncenin bilişimde giderek daha fazla uygulanmasına neden olmaktadır.

Bilişimde yaşanan hızlı gelişmeler, eğilimler ve yakınsama, bilişim araç ve hizmetlerini üreten ve kullanan kişi, kuruluş ve ülkelere yeni fırsatlar ve tehditler yaratmaktadır. Yazılımlar giderek karmaşıklaşmakta ve çeşitlenmektedir. Büyük kuruluşlarda yüzlerce, hatta binlerce farklı yazılım kullanıldığını görmek olasıdır. Bu yazılımların uyumlu çalışmasını, işletmelerin verimliliğine katkısını sağlamak giderek güçleşmektedir. Öte yandan, zorlu ekonomik konjonktürde donanım ve yazılım ürün ve hizmetlerine yatırım iyice zorlaşmaktadır.

Bu ortamda yaşanan sorunların çözümünde, bilişim yatırımlarındaki başlangıç giderlerini azaltan ve kurumların esas iş konularına odaklanmalarını kolaylaştıran bulut bilişim ve sanallaşma gibi eğilimlerle birlikte, yalın düşünce de özellikle süreç ve sistemlere yaptığı olumlu katkı ve bütünsel yaklaşımıyla ön plana çıkmaktadır.

Yalın düşünce

Sürekli iyileştirme kavramının kökeni on dokuzuncu yüzyıla, sanayi devrimi ve üretimi dönemine dayanmaktadır. Verimliliğe verilen öneme zamanla insan odağı eklenmiş, sürekli iyileştirme kavramı da gelişmesini sürdürerek günümüze kadar gelmiştir. Bu süreçte, özellikle son otuz yılda Toplam Kalite Yönetimi, Altı Sigma, Kısıtlar Teorisi, Yalın Düşünce gibi farklı isimler altında birçok ortak yönleri ve çıkış noktaları olan kavram, yöntem ve araçlar ortaya çıkmıştır. Lean IT adlı kitabın yazarları Bell ve Orzen’a göre, etiketleri ne olursa olsun bu disiplinlerin hepsi, süreç iyileştirme ve kalite yönetimi ilke ve araçlarının yüz yıldan uzun bir zaman içerisindeki doğal evrimlerinin sonuçlarıdır. Bunlardan, çok geniş bir uygulama alanı olan ve bütünsel bir bakış açısı taşıyan yalın düşünce, son zamanlarda sanayi sektörü dışında hizmetlerde de başarıyla tatbik edilmeye başlanmıştır. Yalın düşüncenin organize bir biçimde bilişim sektörüne uygulanması ise, son birkaç yıldır görülmektedir.

Yalın düşüncenin dünyadaki öncülerinden Daniel Jones, yalın düşünceyi ‘bilimsel yöntem kullanarak değer yaratmak amacıyla sorun çözmek’ olarak tanımlamaktadır. Womack ve Jones Yalın Düşünce adlı kitaplarında, var olabilmenin tek koşulunun, azla çoğu başarmak; tüm operasyonlardan, en başta depolarda istiflenen stoklar olmak üzere, israfları yok ederek maliyetleri azaltmak; sadece müşterinin istediğini, müşterinin istediği zamanda ve yerde sunmak ve kaynakları sadece bu amaçla kullanmak; siparişten teslime kadar olan süreyi kısaltmak olduğunu, bunların da yalın düşünce anlamına geldiğini belirtmektedir.

Womack ve Jones, yalın düşünceyi beş ilkede özetlemektedir: değeri belli bir ürüne göre tam olarak belirleme, her ürün için değer akışını tanımlama, değerin kesintisiz akmasını sağlama, müşterinin değeri üreticiden çekmesine olanak verme, mükemmelliği arama. Bu ilkelerden de anlaşılacağı gibi, yalın düşünce için kritik çıkış noktası, değer kavramıdır. Womack ve Jones’a göre, değer ancak son müşteri tarafından tanımlanabilir, ancak belli bir zamanda belli bir fiyatta müşteri ihtiyaçlarını karşılayan belli bir ürün cinsinden ifade edildiğinde bir anlam taşır. Bu ürün bir mal veya hizmet, çok kere de her ikisi birliktedir.

Bu düşünceye göre değer akışı, belli bir ürünü elde etmek için gerekli olan somut eylemler dizisidir ve her işletmede bulunan üç kritik yönetim fonksiyonu aracılığıyla yapılmaktadır. Birinci yönetim fonksiyonu, kavramdan başlayıp ayrıntılı tasarım ve mühendislikten geçerek ürünün piyasaya çıkmasına kadar olan süreçteki ‘sorun çözme’ görevidir. İkincisi, sipariş almadan başlayarak ayrıntılı programlama yoluyla teslimata kadar olan süreçteki ‘bilgi yönetimi’ görevidir. Üçüncüsü, hammaddeden başlayarak ürünün tamamlanıp müşterinin eline geçmesine kadar olan süreçteki ‘fiziksel dönüştürme’ görevidir. Womack ve Jones’a göre, her ürün için, hatta bazı hallerde her ürün grubu için tüm değer akışını belirlemek, yalın düşüncede bir sonraki adımdır.

Bu değer akışı analizi, değer akışı boyunca oluşan üç tür eylemi ortaya çıkarmaktadır. Bunlardan birincisi, hiç tartışılmayacak şekilde değer yaratan adımlardır. İkinci grup, hiçbir değer yaratmayan, fakat mevcut teknoloji ve üretim olanaklarıyla kaçınılmaz olan adımlardır. Üçüncüsüyse, değer yaratmayan ve hemen elenebilecek gereksiz adımlardır.

Yalın bilişim

Bilişim ürün ve hizmetlerinin işletmelerin ya da ekonomilerin üretkenliklerine beklendiği kadar katkıda bulunamamaları, bilişim projelerinin çoğunun kısmen ya da tamamen başarısız olması, son yıllarda yalın düşüncenin bilişime uygulanması konusunu ön plana çıkarmıştır. Ana iş konusu bilişim olmayan kuruluşların bilişim departmanları da, bilişim firmaları da yalın bilişime giderek daha çok önem vermektedir.

Womack ve Jones, bilişim sektöründeki yeniliklerin, yazılımların işletmelerin verimliliğine olan katkısının, yalın yönetim ve işletme felsefesi kullanıldığında çok daha fazla olduğunu belirtmektedir. Bir şirket kötü bir organizasyon ve süreçle yönetilirse, bilişim ürün ve hizmetlerinin faydası daha sınırlı olmaktadır. Womack ve Jones’a göre, dünyada son yirmi-otuz yıldaki büyük teknolojik gelişmelere karşın, ekonomilerde genel verimlilik artışlarının sınırlı olmasının tek nedeni, bu teknolojileri ilk zamanlarda az sayıda işletmenin kullanması değildir. Aynı zamanda bu teknolojiler çok kere mevcut ve verimsiz süreçlere uygulandığından, etkileri sınırlı kalmaktadır. Teknolojik gelişmeler, ancak süreçlerin doğru yapılanması durumunda etkili olmaktadır. Burada da yalın düşünce önemli rol oynamaktadır. Yalın düşünce, yeniliklerin daha kısa sürede verimliliğe katkıda bulunacak biçimde uygulanabilmesini olanaklı kılmaktadır. Bu arada bazı yeni teknolojileri de gereksiz hale getirmektedir. Süreçler iyileştiğinde, kurumsal yazılımların da çok kapsamlı ve karmaşık olma gereği ortadan kalkabilmektedir. Böylece, daha ekonomik ve hızlı uygulanabilen çözümler yeterli olabilmektedir. Karmaşık yazılımların bir işletmeye tam olarak uygulanması birkaç yılı alabilmekte, getirdiği mali yük başka bir konuda krizle birleşirse o işletmenin iflasına bile neden olabilmektedir.

Bell ve Orzen’a göre, yalın bilişim konusunun iki boyutu vardır: dışa dönük yalın bilişim ve içe dönük yalın bilişim. Yalın bilişimin dışa dönük boyutu iş süreçlerinin sürekli iyileştirilmesini destekler. İçe dönük boyutu ise, bilişim süreç ve hizmetlerinin performansını iyileştirir. Bu iki boyut birbirinden bağımsız değil, aksine birbirini tamamlayıcıdır. İkisi de, yalın dönüşümün esas amacı olan kuruluşlar ve müşterileri için değer yaratmaya hizmet eder.

Şirketlerin ana iş konusuyla bilişim departmanları arasında genellikle bir kopukluk vardır. Bell ve Orzen, bu kopukluğun gereksiz karmaşıklıktan kaynaklandığını belirtmektedir. Gereksiz bir biçimde karmaşık olan süreçler, tasarımlar ve bunların yarattığı israfların temelinde, genellikle teknolojiye ve otomasyona olan eğilim vardır. Bell ve Orzen’a göre, süreç iyileştirme ve bilişim değişim yönetiminin birbirine bağlı doğası nedeniyle ve iş süreçlerinin yürütmesinin sıklıkla teknolojiye dayanmasından ötürü, yalınlaşma çalışmalarına bilişim bölümünün katılmaması normalde sürdürülebilir olabilecek birçok iyileştirmenin ivme kaybetmesine yol açan bir faktördür.

Birçok bilişim altyapısı ürün ve hizmeti, ölçeklenebilen, düşük maliyetli, bulut bilişim modeline doğru yönelmektedir. Bell ve Orzen’a göre, bilgi sistemleri sağlanmasındaki bu yaklaşımda, kullanıma dayalı altyapı ve hizmet temelli uygulamalarla, işletmeler artık altyapı yerine fonksiyonel kullanım için ödeme yapacaktır. Bu yöntem, yıllık bilişim harcamalarının önemli bir kısmını sermaye bütçesinden değişken giderlere yönlendirecektir. Bu sayede, işletmelerdeki yatırım kararlarının hizmet ettikleri iş süreçleriyle uyumu artacaktır. Bu yönelişle birlikte işletmenin değişim yeteneği artacak, ana iş daha az etkilenecek ve maliyet azalacaktır. Bütün bunlar sonucunda verimlilikle esneklik arasındaki denge kurulabilecektir. Bu dengeye ‘çeviklik’ (İngilizce agility) adı verilmektedir.

Çeviklik, son yıllarda yazılım geliştirmede ön plana çıkan bir kavramdır. Bell ve Orzen’a göre işletmeler, verimlilikle esneklik arasında doğru bir denge olan çevikliği hedeflemelidir. Bu düşünceye göre verimlilik, bir işin israfsız bir çabayla, daha az kaynak kullanarak yapılması demektir. Esneklik ise, sınırlı bir kesintiye uğrayarak değişime cevap verebilme anlamına gelir. Yalın düşünce, bir yandan israfların azaltılması, görsel yönetim, işlerin standartlaştırılması ve süreç iyileştirilmesi yoluyla verimliliğe odaklanırken, müşterinin sesi, talep yönetimi, tam zamanında yöntemi, karma model üretimi gibi tekniklerle esnekliğe de yoğunlaşır. Verimlilik giderleri azaltır, esneklik yanıt verebilme yeteneğini artırarak değer yaratır. Çeviklik, bu iki kapasitenin arasındaki denge noktasıdır.

Yalın yazılım geliştirme, yalın bilişimin en önemli konularından biridir. Bell ve Orzen’a göre, son yirmi yıldır yalın yazılım geliştirme için farklı terimler kullanılmıştır. Çevik (İngilizce agile), bu terimlerin en sık rastlananlarından biridir. Michael Orzen, ‘çevik’ için ‘teknikleri bir çatı altında birleştiren şemsiye terim’ tanımını kullanmaktadır. Çevik Yazılım Geliştirme Derneği’nin web sayfasına göre ise, çevik yazılım geliştirme yaklaşımları, tekrarlanan yazılım geliştirme metodu taban alınarak uygulanır, sık aralıklarla parça parça yazılım teslimatını ve değişikliği teşvik eder. Bell ve Orzen, farklı terimlerin arkasında yalın düşüncenin yazılım geliştirmeye uyarlanan ve bu konuda devrim yaratan birçok araç ve yöntemi olduğunu vurgulamaktadır.

Bell ve Orzen’a göre çevik, tam zamanında yöntemiyle kaliteli yazılım geliştirmeye odaklı olan, yazılım geliştirme ve yazılım yaşam döngüsü yönetim araçları ve yöntemleri dizisidir. Bell ve Orzen, yalın yazılım geliştirmenin kapsamının bu tanımdan daha geniş olduğunu belirtmektedir; yalın yazılım geliştirmede yazılımın faaliyet alanı, kurumun değer akışlarının tamamını kapsar. Örneğin bir iş uygulamasındaki yazılım, iş sürecini destekleyen bir unsur olarak görülür. Bir gömülü yazılım uygulamasındaki (bir akıllı telefonun işletim sistemi ya da bir uçağın kontrol sistemleri gibi) yazılım, ürün tasarımının bütününün ve müşteriye sunulan toplam değerin bir parçasıdır. Sonuç olarak yalın düşünce, belirli unsurları tasarımcının ya da yazılım geliştirenin gözüyle görmek yerine, bütünü müşterinin gözüyle görmeye odaklanır.

Dünyadaki bilişim projelerinin çoğu kısmen ya da tamamen başarısız olmaktadır. Ya istenen sonuçlara ulaşamazlar, ya öngörülen bütçeyi aşarlar, ya da proje zamanında bitmez. Bazen bunların hepsi birden olur. Bazen de proje daha bitmeden rafa kaldırılır. Bunun çeşitli nedenleri vardır. Başarısızlıktaki en önemli faktörlerden biri, bu projelerde ‘mühendislik’ ve ‘teknoloji’ gibi ‘sert’ unsurlara odaklanılıp, ‘insan’ ve ‘kültür’ gibi ‘yumuşak’ unsurlara gereken önemin verilmemesidir. Yalın düşünceyi benimserken de kültür konusuna dikkat etmek gerekmektedir. Poppendieck ve Poppendieck, Leading lean software development adlı kitaplarında, çevik yazılım geliştirmedeki bazı unsurların Amerikan kültüründen farklı, özellikle belirsizlikten kaçınmaya eğilimli kültürlerde uygulanmasında güçlük yaşanabileceğini belirtmektedir. Öte yandan, aynı düşünceye göre, Amerikan kültürüne yakın bazı özelliklerine karşın yalın yazılım geliştirmenin, özellikle uzun vade odağı nedeniyle, Batılı kültürlere uyarlanmasında güçlükler yaşanabilir. Yalın düşüncenin Japonya’ya uzanan kökleri, yalın çabaların Batı ülkelerinde sürdürülebilirlik konusunda sıkıntı yaşamalarının önemli nedenlerinden biridir. Buna kurum kültürleri arasındaki farklar da eklendiğinde, konu daha da karmaşık bir hale gelmektedir. Sonuç olarak, yalın düşünce ve yalın bilişimin benimsenmesinde, kurumun içinde bulunduğu toplumun ve kurumun kendi özelliklerinin göz önünde bulundurulması gerekmektedir.

Yalın bilişimle yakından ilgili önemli konulardan biri de yeşil bilişimdir. Yalın bilişim, yeşil bilişimi tamamlayan kavramlardan biridir. Yalın bilişimle yapılan iyileştirmeler, israfların elenmesi, aynı zamanda çevreye de yararlı olmaktadır. Çevre dostu bilişim üretim ve tüketimi de yalın düşünceye uygundur. Daha az kaynakla aynı üretimin yapılması, daha az enerji harcanması, kağıt tasarrufu, bu iki kavramın pozitif etkileşimine bazı örneklerdir.

Bell ve Orzen, bu yalın bilişim yolculuğunun sırasıyla insanların, süreçlerin ve teknolojilerin sürekli iyileştirilmelerine dayandığını belirtmektedir.

Dünyada yalın bilişim

Yalın bilişim çabaları son yıllarda tüm dünyada giderek artmaktadır. Birçok sanayi ve hizmet kuruluşu, bilişim departmanlarını yalınlaştırmakta ve işletme bütünündeki yalınlaşma çalışmalarına dahil etmektedir. Aynı zamanda bilişim firmalarının da kendilerini ve hatta müşterilerini yalınlaştırma uğraşı içinde oldukları görülmektedir.

PCMC gibi bazı işletmeler yeni bir yazılım uygulaması sayesinde yalınlaşmaya başlarken, dünyada birçok başka kuruluş önce yalınlaşıp daha sonra bilişim bölümünü yalınlaşmış süreçlere ve şirkete göre düzenlemektedir. Buna en iyi örneklerden biri Toyota’dır.

Öte yandan, bilişim sektöründen SAP, IBM ve Microsoft gibi küresel firmalar da son yıllarda yalınlaşma çalışmalarına başlamıştır. Bütün dünyaya yayılan iş, operasyon ve bilişim ağlarının karmaşıklığını azaltma, müşterilerini ve tedarik sistemlerini yalınlaştırma gibi gereksinimler, bu devleri yalınlaşmaya itmektedir.

Türkiye’de yalın bilişim

Yalın düşüncenin Türkiye’de benimsenmeye başlanması göreli olarak yenidir. Yalın Enstitü Derneği’ne göre, Türkiye’de 1980’li yıllarda başlayan ihracat seferberliği ve Avrupa Birliği ile yapılan gümrük birliğine karşın, enflasyonist politikalar sonucu işletmeler, en başta depolarda istiflenen stoklar olmak üzere, israflarını yok etmeden de karlılıklarını sürdürebilmiştir. Teşviklerle temin ettikleri modern makineleri çok düşük kapasitelerle kullanmaları mümkün olmuştur. Doksanlı yıllarda ardı ardına gelen ekonomik krizlerle iç pazar daralınca, işletmeler kaçınılmaz olarak dış pazarlarda rekabete girmiştir. Enflasyon düşmüş, ucuz fiyatlara dayalı rekabet yeterli olmamaya başlamıştır. Kur oynamalarından, faiz gelirlerinden elde edilen kazançlar azalmıştır. Yaşamanın tek yolu faaliyet karlılığını artırmak olmuştur. Yalın Enstitü Derneği, bu noktada Türk sanayi işletmelerinin, daha önce tanıdıkları ama fazla ilgilenmedikleri yalın düşünceyi yeniden keşfettiğini vurgulamaktadır. Türkiye’deki işletmelerin yalınlaşma çabalarında Yalın Enstitü Derneği önemli rol oynamaktadır.

Yalın düşüncenin bilişime uygulanması ise küresel alanda olduğu gibi Türkiye’de de daha yeni bir konudur. Bu alandaki en iyi örneklerden biri, Türkiye’nin önde gelen iş yazılımları firmalarından Netsis’tir. Yıllar içerisinde deneme yanılma yöntemiyle yalınlaşmaya çalışan Netsis, Yalın Enstitü Derneği’nin önderliğinde üç yıl önce ilk yalınlaşma çalışmalarına başlamış, 2011 yılında da bu çabalarını firma geneline yayarak hızlandırmıştır. Satış çağrı merkezinde, yazılım geliştirmede ve müşteri isteklerinde gerçekleşen çarpıcı operasyonel iyileşmeler dışında, müşteri ve çalışanların memnuniyet seviyelerinde, pazar payında, satış ve karlarda artış gözlemlenmektedir.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s